三菱地所コミュニティ株式会社　様

「NJK 承認 8」の活用による窓口支払い業務の刷新。理事長様の利便向上と書類持ち出しによる書類紛失リスクの撤廃を目指す。

マンション管理受託戸数30万戸を超える三菱地所コミュニティ株式会社様。

マンション管理業務の一つである保管口座からの支払業務は、銀行窓口への書類の持ち込みや、支払ごとに理事長様の押印などが必要であり、管理組合様・管理会社双方に負担があるのが現状です。

支払業務のデジタル化を目指し「NJK 承認 8」（以下、Ｎ承認）を導入していただきましたが、導入に対する課題や決め手、効果について、組合会計部の兒玉様、長田様へお話を伺いました。

━ 貴部署の業務内容についてお聞かせください。

長田様：マンション管理組合から委託された会計業務を担当している部署になります。主な業務は、管理費・修繕積立金等の徴収や、管理費用の支払い、口座の管理・決算業務などになります。

━ 支払承認サービスの「Ｎ承認」導入前に感じていた課題についておきかせください。

長田様：管理組合の保管口座からの支払業務については、金融機関の窓口に払戻請求書を持ち込まないと支払ができない状況でした。窓口支払については、管理組合の理事長様から払戻請求書に銀行印を押印いただく必要がありますが、書類であるため、紛失リスク等があります。また、必ず窓口に行く必要がありますが、最近は金融機関の窓口業務も縮小傾向にあります。このような状況の中、どのように書類、窓口支払いを減少させることができるかという点を課題と捉えていました。

━ 課題解決のためにＮ承認を選択いただいた理由をお聞かせください。

長田様：既存の会計システムとの連携が必要であったという点が大きいです。

兒玉様：御社が金融機関と協働し、開発されたシステムであることは重要なポイントでした。その点において、お客様にとっても、弊社にとっても安心して利用できるのではないかと考えました。また、会計システムは、御社のFMS-組合会計を導入しており、システム連携という点でも支障はないと考えました。

━ 導入効果についておきかせください。

兒玉様：導入して間もないことから、今後の弊社管理物件での導入実績に応じ、効果はあらわれてくるものと思います。想定される効果としては、理事長様がWeb上でどこからでも支払データを承認できることによる、払戻請求書への押印負担軽減、そして、書類紛失リスクの軽減、窓口支払いの減少に伴う業務効率化が挙げられます。その他、銀行印の相違・不鮮明等に伴う払戻請求書の再取得といった事例もなくなります。

また、N承認を利用することにより、振込手数料はEB（※１）手数料が適用になることから、管理組合様が負担する手数料コストを抑制することが可能です。窓口支払いの振込手数料は増額改定される傾向にありますが、EB振込手数料は減額改定している金融機関もあり、今後もその流れは継続するのではないかと考えています。

━ マンションの管理方式として、外部管理者方式が注目されていますが、そのような物件での利用も想定されていますか。

兒玉様：利用していくことを検討しています。

━ N承認には請求書等の添付機能がありますが、導入効果はいかがでしょうか。

兒玉様：請求書以外にも理事会議事録の写し・報告書類など、管理組合様のニーズに合わせた書類を添付できるというのはメリットであると考えています。

━ 今回は、Ｎ承認への支払データ入力に対し弊社の「AI OCR」という商品を利用し、請求書をスキャン、支払データの自動作成・請求書の自動添付を実装しておりますが、この機能はいかがでしょうか。

長田様：AI OCRの読み取り精度については、特段の問題はないと考えています。支払金額以外にも、支払先の読み取りも正確です。また、AI OCRで読み込んだ請求書は、システムに自動で添付されるため、業務効率の向上につながっていると考えています。

N承認・AI OCRを取り入れた業務フロー

━ 狙い通りの効果は出ていますか。

長田様：全社に展開してから4か月ほど経過したところですが、ご利用いただいている管理組合は徐々に増加しています。今後、Ｎ承認の利用が主流になれば、各種の負担軽減、業務効率化が進んでいくものと考えています。

━ 今後期待していることや改善要望はありますか。

長田様：製品強化として2025年2月にリリースしていただく、理事長様（承認者）変更時におけるWeb上での手続き（eKYCによる本人確認）機能に伴い、登録がよりスムーズになるものと期待しています。

一方、実際に提案を進めていく中で、承認者を複数登録したいというニーズがありますので、ぜひ機能追加を実施いただきたいと思います。

兒玉様：支払データの未承認が毎月一定数あります。承認依頼メールが不審メールと判断されないように、タイトル・文面を工夫するなど、お客様を十分に考慮した上での改善が必要であると思います。

━ 弊社の開発・導入のサポートも含めた対応についてどのように感じられましたか。

兒玉様：システムの開発・改良過程において、仕様面・使用感など、弊社では気づけない部分も多々ありますので、コンサルタント的な役割を担っていただけることを期待しています。

お客様に、より安心・安全に、より快適にご利用いただけるシステムの開発・改良に向けて、引き続きご協力いただきますよう、よろしくお願いいたします。

三菱地所コミュニティ株式会社

組合会計部

兒玉様（左）長田様（右）

※１インターネットバンキングやファームバンキングの総称で、企業と銀行を電話回線やインターネットで接続し、 振込や取引口座の照会を行うサービスです。

※2 企業情報・部署名・製品名を含む本事例ページに記載されている内容は取材当時（2025年1月時点）のものとなります。

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　FMS-組合会計 ／ FMS-フロント支援 ／ FMS-工事受発注

　支払承認サービス「NJK 承認 8」 | 株式会社NTTデータNJK

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